Een klant van mij, fysio, vertelde laatst: "Ik weet zeker dat het logo ergens in mijn mail zit." We hebben er samen elf minuten naar gezocht. We vonden het in WeTransfer 2024, een link die nog net niet vervallen was. Dat is geen uitzondering. Dat is wat ik bijna elke week zie.
Het probleem is niet dat mensen lui zijn. Het probleem is dat niemand ze ooit een systeem heeft uitgelegd. Hier is het mijne. Het is niet origineel. Het werkt al jaren.
Drie hoofdmappen, klaar
Bij elke klant zet ik dezelfde drie mappen op in Drive of Dropbox:
- 01_Klanten — onderverdeeld per klantnaam. Binnen elke klant: aanbod, contracten, leveringen, communicatie.
- 02_Bedrijf — alles wat van jou is. Logo's, sjablonen, foto's, administratie, boekhouding per jaar.
- 03_Archief — afgesloten projecten, oude versies. Niet wegdoen, niet in de weg laten staan.
Drie hoofdmappen is genoeg. Vier wordt al lastig om te onthouden, vijf is een Excel.
Bestandsnaam-trucje
Hernoem alles met de datum vooraan, omgekeerd: 2026-05-14_offerte_jansen.pdf. Twee dingen winnen: ze sorteren automatisch chronologisch, en je ziet meteen welke versie het laatste is. Geen offerte_FINAL_FINAL_v2.pdf meer.
Bureaublad = niets
Een leeg bureaublad. Echt. Alles wat je opent komt rechtstreeks in de juiste map. Dit kost twee weken doorzettingsvermogen en daarna voelt het bureaublad als opgeladen worden.
Vragen over hoe je dit bij jou aanpakt? Vul het workflow-intakeformulier in, we bekijken het samen.