Bij bijna elke klant zie ik hetzelfde. Gmail open, Bonsai open, Asana open, een Drive-tabblad, twee WhatsApp-vensters (zakelijk en privé), Instagram in een ander tabblad, en ergens onderin een sheet met klantgegevens die uit 2023 stamt. Het probleem is niet één van die tools. Het probleem is het springen tussen al die tools.
Er is een naam voor: context-switching. Iedereen die ooit een uur lang gefocust gewerkt heeft weet dat dat opwarmt. Elk sprongetje naar een ander tabblad gooit die opwarming weg en je begint opnieuw. Reken op acht à twaalf minuten om weer waar je was. Vier keer per dag wisselen tussen taken en je bent een halve werkdag kwijt aan opwarmen.
Hoe het zo ver komt
Niemand kiest hier bewust voor. Het sluipt erin. Je start met een mailbox, dan komt er een tool bij voor facturen omdat je accountant het vroeg. Daarna een klantsysteem omdat een vriend dat aanraadde. Drie jaar later heb je negen tools waarvan er drie elkaar overlappen en twee niemand nog gebruikt.
De fout die ik mensen vaak zie maken is een gigantisch alles-in-één pakket kopen om alles te vervangen. Klinkt logisch, werkt zelden. Die pakketten doen vijftig dingen middelmatig en niets goed.
Wat wel werkt
Je hoeft niet alles te vervangen. Je moet ze laten praten met elkaar. Drie dingen die ik bijna altijd opzet:
- Lijm met n8n. Een gratis self-hosted tool die zorgt dat een nieuwe boeking op je website meteen in Asana en je facturatie staat. Geen kopiëren meer.
- Eén plek waar de status leeft. Meestal Asana of Notion. Niet allebei. Kies er één en dwing jezelf om enkel daar te kijken.
- Beelden en documenten in Drive of Dropbox. Met een mappenstructuur die op het volgende artikel lijkt. Niet op je bureaublad. Nooit.
Bij de meeste klanten zijn we hier een halve dag mee bezig. Soms een hele dag als er echt een knoop ontward moet worden. Daarna scheelt het hen elke week een paar uur.
Zit je hier ook in? Vul het workflow-intakeformulier in, dan bel ik je terug.