Probleem
Het team werkte zonder projectmanagementtools en gebruikte uitsluitend WhatsApp voor de onderlinge communicatie. Daarnaast hield elk teamlid individuele notities bij waardoor essentiële informatie volledig versnipperd raakte. Er was geen centraal overzicht van de lopende projecten of gemaakte afspraken. Dit leidde regelmatig tot miscommunicatie, gemiste deadlines en een gebrek aan duidelijke verantwoordelijkheden.
Aanpak
Ik analyseerde de informele informatiestromen en verving de papieren administratie door een gerichte digitale structuur. Ik introduceerde Slack om de dagelijkse communicatie centraal en overzichtelijk te stroomlijnen. Zodra er informatie binnenkomt via Slack wordt deze snel gefilterd en verwerkt. Vervolgens worden deze gegevens direct doorgezet naar Asana waar het team de taken gestructureerd kan behandelen en opvolgen. Ik stelde heldere operationele afspraken op over deze nieuwe workflow zodat de overgang vlot verliep.
Resultaat
De werking binnen het team is volledig gecentraliseerd en overzichtelijk. Er gaat geen cruciale informatie meer verloren in persoonlijke schriftjes of informele chatgroepen. Het team heeft nu op elk moment een actueel en transparant overzicht van de projectstatus binnen Asana. De communicatie verloopt efficiënt via Slack en de wekelijkse vergaderingen zijn aanzienlijk korter. Dit zorgt voor structuur en levert wekelijks een grote tijdwinst op.